角野 様 Our thinking / 2026.07

Statement

事務は、いちばん近い接客です。

お客様へのご連絡も、ご面談の記録も、営業事務スタッフの手から生まれています。その手が、いちばん大切な仕事に向くように。

書類と万年筆、湯気の立つカップが置かれた机の水彩イラスト
小さな鍵と閉じた紙の小箱の水彩イラスト

Three principles

守るものを、先に決めました。

01

AIは、下書きまで。

最後の一通を送るのは、いつも人の手で。誤りは取り返しがつかないという前提を、しくみの側に置きます。

02

お客様のことは、預けない。

お名前も、ご住所も、AIには渡しません。匿名のまま扱う進め方を、いちばん最初のお約束にします。

03

覚えるのは、スタッフの皆さんです。

代わりに操作するお手伝いはしません。ご自身の手で使えるようになることを、この仕事のゴールにしています。

Main tool

使うのは、ChatGPT ひとつ。

ツールを増やすほど、覚えることが増えて使われなくなります。日々のお仕事はChatGPTに集約し、ChatGPTが不得意なところだけ、専用のツールで補います。

このご提案で使うツール

ChatGPT メイン 10の業務のうち8つを担当します。下書き・整理・読み取りなど、日々のお仕事のほとんどはここで終わります。 CircleBack 記録のみ ご面談の録音と文字起こしだけを担当します。そのあとの整理はChatGPTに渡します。 TimeRex 日程のみ お客様に日時を選んでいただく部分だけ。相手が複数名のときは調整さんを併用します。どちらも無料から始められます。

注意増やすのはこの3つまでにします。最初の3か月はChatGPTだけに集中していただき、慣れてから残りの2つを足す進め方をおすすめします。

Our thinking

AIでできることは、AIで。人がやるべきことは、人が。

そのあいだに線を引くこと。それが、いちばんの安全策だと考えています。

ご面談の記録を起こす。前日のご連絡をつくる。お名刺を一枚ずつ写していく。どれもお客様に触れている仕事です。手が足りないからといって、雑にはできません。

AIにお願いするのは、その手前の下ごしらえまで。空いた時間は、お客様と向き合う時間へ。

紙の上に定規と鉛筆が置かれ、一本の線が引かれた水彩イラスト

Ten tasks

10の業務を、3つに分けました。

いただいたお仕事を、AIにまかせるもの・ツールと組み合わせるもの・人の手で行うものに分けています。それぞれ、明日から動かせる手順まで書きました。

封筒と便箋の水彩イラスト

下書きまでを、まるごと。

お客様に届く前の準備が中心です。今日から手をつけられて、効果がいちばん早く出ます。文面をつくるところまでがAI、確認して送るのは人。

録音から文字起こし、決まったこと・宿題・次回のご予定まで整理します。ご面談を終えたその日のうちに形になります。

目安:ご面談後 5分

使うツールと料金

CircleBack月 $20.83 / 人〜Individualプラン・年払いChatGPT月3,050円 / 人Businessプラン・年払い・最低2席から
  1. ご面談のはじめに「記録のために録音してもよろしいですか」とひとことお伝えする
  2. オンラインならCircleBackが自動で参加。対面のときはスマートフォンのアプリで録音を始める
  3. 終わると文字起こしと要点が自動でできあがる
  4. その内容をChatGPTに貼り、下のプロンプトで整理してもらう
  5. 目を通して直し、社内の記録として保存する
プロンプト

文字起こしをもとに、議事録を作成してください。 【必須要件】 - Markdown形式で出力 - 以下の見出し構成を厳守 - 発言は [氏名] を付けて要約 - 決定事項は [決定] - 未確定事項は [要確認] - 論点ごとに議題を整理 - 判断理由、背景、懸念点も簡潔に残す - 金額、期限、責任者、条件は落とさない - 推測で補完しない - 最後に「決定事項」「ToDo」「次回打ち合わせ日程」を必ず出す 【出力構成】 ## 1. 参加者 ## 2. 議題 ## 3. 議題ごとの協議内容 ### 議題1　◯◯ - [氏名] 〜 ### この議題の整理 - [決定] 〜 --- ### 議題2　◯◯ - [氏名] 〜 ### この議題の整理 - [決定] 〜 --- ## 4. 決定事項 - 〜 [決定] ## 5. ToDo ### ◯◯対応 - [担当者] 〜 ## 6. 次回打ち合わせ日程 - 〜 【整形方針】 - 逐語録ではなく、意味が通るように整理してまとめる - ただし、発言のニュアンスや立場の違いは残す - 同じ趣旨の発言はまとめてよい - 論点がぶれている場合は、主論点ごとに再整理する - 会議の流れよりも、あとで読んで分かりやすい構造を優先する 【入力データ】 （文字起こしやメモを貼り付け）

注意録音の同意は毎回いただきます。このプロンプトは発言者のお名前をそのまま残す形です。お名前を伏せたい場合は、「発言は [氏名] を付けて要約」の行を「発言は [Aさん][Bさん] のように伏せて要約」に書き換えてお使いください。

お時間、ご住所、どなたと伺うか、ご準備いただくもの。型を一度つくれば、あとは差し替えるだけになります。

目安:1件 1〜2分最初の型づくり:20分

使うツールと料金

ChatGPT月3,050円 / 人Businessプラン・年払い・最低2席から
  1. 最初の一回だけ ChatGPTに型をつくってもらう(下のプロンプト)。できた型はプロジェクト機能に保存しておく
  2. 翌日のご予定を確認する(日時・場所・同席者・ご準備いただくもの)
  3. 保存した型を開き、内容を差し替える
  4. お客様のお名前とご住所は、送信の直前にご自身で入れる
  5. 読み返してから送信する
プロンプト

前日のご確認メッセージの型をつくってください。日時・場所・同席者・ご準備いただくものが入る形で、差し替えるところは【日時】のように空欄にしてください。丁寧で、メールにもLINEにも使える長さで。

お支払い期日の一覧と組み合わせて、その月のお客様ぶんの文面をまとめてご用意します。毎月ほぼ同じ作業なので、型がいちばん効きます。

目安:月 10分最初の準備:30分

使うツールと料金

Googleスプレッドシート無料Googleアカウントがあれば無料ChatGPT月3,050円 / 人Businessプラン・年払い・最低2席から
  1. 最初の一回だけ お客様名/お支払い月/金額/ご連絡状況 の4列の一覧表をつくる(つくり方もChatGPTに聞けます)
  2. 月のはじめに、その月と翌月が対象のお客様を絞り込む
  3. ChatGPTに文面をつくってもらう(下のプロンプト)
  4. 出てきた文面にお名前と金額を入れ、1件ずつ確認して送る
  5. 一覧表の「ご連絡状況」を更新する
プロンプト

年払い保険料のお引き落としが近づいたお客様への、事前のご案内文をつくってください。お支払い時期は【月】です。残高のご確認のお願いも入れて、事務的すぎない文面で。メール版と、短いLINE版の2種類ください。

お問い合わせへのご返信も、こちらからのご連絡も下書きまで。送信前に「失礼がないか」を見てもらう役も任せられます。

目安:1通 3分

使うツールと料金

ChatGPT月3,050円 / 人Businessプラン・年払い・最低2席から
  1. いただいたメールから、お名前・ご住所・証券番号を消して貼り付ける
  2. 返したい要点を箇条書きで添えて、下書きを頼む(下のプロンプト)
  3. 出てきた下書きを、ご自身の言葉に直す
  4. 送る前に、もう一度AIに辛口で見てもらう
  5. 直してから、ご自身で送信する
プロンプト(下書き)

このお問い合わせへのご返信をつくってください。返したい要点は①…②…です。丁寧で、結論が先にわかる構成で。

プロンプト(送信前)

この文面を送る前のチェックをお願いします。失礼な表現、誤解されそうな箇所を辛口で指摘してください。問題なければ「OK」とだけ。

お名刺を写真に撮るだけで、そのままスプレッドシートになります。書き写しも、貼り付けもありません。続けて御礼メールの文面までご用意できます。

目安:30枚で 15分スマホのChatGPTアプリを使用

使うツールと料金

ChatGPT月3,050円 / 人Businessプラン・年払い・最低2席からGoogleスプレッドシート無料Googleアカウントがあれば無料
  1. お名刺を机に4〜6枚並べ、スマートフォンで撮る
  2. 写真を送って、CSVファイルとして書き出してもらう(下のプロンプト)
  3. できたファイルをGoogleドライブに置き、スプレッドシートで開く。これで表が完成します
  4. 読み違いがないか目で確かめる(とくにメールアドレス)
  5. 御礼メールの文面をつくってもらい、1件ずつ宛名を確認して送る
プロンプト

この写真のお名刺を読み取り、CSVファイルとして書き出してください。 列は 会社名,お名前,役職,電話,メールアドレス の順で、1行目を見出しにしてください。 読み取れない文字は空欄のままにして、推測では埋めないでください。 文字コードはUTF-8、ファイル名は meishi.csv にしてください。

お名刺をAIに読ませても大丈夫です
  1. Businessプランでは、入力した内容がAIの学習に使われません。読み取りのためだけに使われ、外に出ることはありません。
  2. お名刺は「ご連絡してよい」という前提でいただいた情報です。契約内容・決算書・証券番号のような機微情報とは、性質が異なります。
  3. 読み取ったらすぐスプレッドシート(自社の管理下)へ移します。AI側に置いたままにしません。

そのうえで、この3つは守ります。
・読み取りが終わったチャットは削除する
・スプレッドシートの共有範囲は社内に限る
・決算書・設計書・証券番号は、これまでどおりAIに入れない

注意まとめてお送りするときは必ずBCCで。宛先の取り違えにいちばん気をつける場面です。

5つとも、AIがつくるのは下書きまでです。宛先・金額・日付のご確認と送信は、これまでどおり人の手で行っていただきます。

Plan & setup

個人契約ではなく、Businessプランで。

お客様の情報に触れるお仕事だからこそ、契約の種類から決めておきたいと考えています。個人向けのPlusプランではなく、法人向けのBusinessプランをおすすめする理由は4つです。

01入力した内容が、学習に使われない

Businessプランは、入力した内容がAIの学習に使われないことが標準です。個人プランでは自分で設定を切る必要があり、設定漏れが起こります。いちばん大きな理由がここです。

02会社の資産として管理できる

管理画面から、誰が使っているかを把握し、必要なときにアカウントを止められます。個人契約では、退職や引き継ぎのときに会社側で手を打てません。

03支払いが会社でまとまる

スタッフが個人のカードで立て替える必要がなくなります。経費精算の手間も、精算漏れもなくなります。

04設定を全員に揃えられる

2段階認証などの安全のための設定を、管理者側から全員に適用できます。ひとりだけ設定が抜けている、という状態が起こりません。

使うツールと料金

ChatGPT月3,050円 / 人Businessプラン・年払い・最低2席から

導入のときに、必ず行う設定

この5つが済むまでは、お客様に関わる業務では使いません。

  1. お仕事用のメールアドレスで招待する個人のアカウントとは分けます。ここを分けておかないと、あとから会社側で管理できません。
  2. 学習に使われない設定になっているか確認するBusinessプランでは標準でオフですが、導入時に管理画面で目視確認します。
  3. 2段階認証を全員に必須にするお客様の情報に近いアカウントです。パスワードだけでは守りきれません。
  4. カスタム指示に、お仕事の前提を登録する「保険代理店の営業事務」「お客様向けは丁寧語」など。毎回説明しなくてもよくなり、精度も安定します。
  5. 退職・異動のときの手順を決めておくアカウントを止める担当者と手順を、使い始める前に決めます。

注意この5つが済んでも、お客様のお名前やご住所をそのまま入力することはありません。匿名のまま扱う進め方は変わりません。

Scope of tools

どこまでを、どれに任せるか。

同じChatGPTでも、使う場所によって役割が違います。覚えることを増やしすぎないために、スタッフが触る範囲をはっきり決めておきます。

01

チャット

スタッフが毎日

その場で終わるお仕事を頼む場所です。開いて、頼んで、答えをもらって閉じる。今回の10業務のうち、日々動かすのはほぼここです。

例:メールの下書き / ご面談の記録の整理 / お名刺の読み取り / 送信前の辛口チェック

02

プロジェクト

スタッフが週に一度

繰り返すお仕事の置き場です。型やルールを保存しておくと、毎回説明しなくても同じ品質で返ってきます。チャットが「その日限り」なら、こちらは積み上がる資産です。

例:前日のご確認の型 / 年払いのご案内文 / 記録の整形ルール

03

Codex

スタッフは使いません

しくみそのものをつくる場所です。専門的な操作が必要なため、こちらで作成してお渡しします。スタッフの覚える範囲には入れません。

例:勤怠シートの自動集計 / お名刺リストの自動整形 / 期日一覧からの対象者抽出

注意Codexはスタッフの学習範囲に入れません。覚えることを増やすほど、使われなくなるためです。できあがったものを使っていただく形にします。

Automation

できるものは、すべて自動化できます。

今回ご案内した10のうち、9つは最後まで自動で走らせられます。朝どなたも触っていないのに、その日の分がもう用意されている、という状態までいけます。

ただし、自動化するのは「準備」までです。お客様に送るボタンを押すのは、これまでどおり人。準備がゼロになるだけで、確認と送信はなくなりません。

自動で走らせられるもの9つ

ご面談の記録 / 前日のご確認 / 年払いのご連絡 / メールのご返信 / お名刺の整理とご連絡 / 日程調整 / ご面談用の資料づくり / 資料のスケジュール管理 / 勤怠の集計

いずれも、下書きや一覧ができあがった状態で朝を迎える形になります。

自動化しないもの1つ

資料の送付(決算書・設計書)

できないのではなく、しません。添付の取り違えは取り返しがつかないため、意図してここは人の手に残します。

自動化のかたち

01

表を、直接さわらせる

スプレッドシート連携

いまは「AIが関数を教える → 人が貼る」でご案内しています。次は表そのものをAIに渡し、集計・並べ替え・対象者の抽出までを直接やってもらいます。

例:年払いの一覧から今月の対象者だけを抜き出す

02

画面を、操作させる

ブラウザ操作

保険会社のサイトや管理画面を開いて、必要な情報を集めてくるところまで任せます。毎回同じ画面を辿る作業がなくなります。

例:複数サイトからの情報収集 / 定型の入力作業

03

決まった時間に、動かす

自動実行

頼まなくても動く形にします。出社したときには、その日の分がもう用意されている状態です。

例:毎朝、翌日のご予定から前日確認の下書きを用意

すべて自動化するまでの実行手順

順番を飛ばすと、間違った処理が自動で量産されます。この順で進めます。

  1. 手作業で、ひと通り回す(1〜2週目)まず人の手で10の業務を動かします。自動化してよいのは、手で成立することを確認できたものだけです。
  2. プロンプトを固定する(3〜4週目)何度やっても同じ結果が出るまでプロンプトを磨き、プロジェクトに保存します。ぶれるプロンプトは自動化できません。
  3. データの置き場所を決める(1か月目)スプレッドシート、カレンダー、写真フォルダの場所と名前を統一します。ここが揃っていないと、そもそもつなげません。
  4. 1つだけ自動化して、様子を見る(2か月目)おすすめは年払いのご連絡です。件数が読めて、月に一度で、間違えても気づける業務から始めます。
  5. 問題がなければ、残りを順に(3か月目〜)1つずつ足していきます。まとめて自動化すると、どこで止まったかが分からなくなります。
  6. 止まったときに気づく形にする(常時)自動で動くものほど、止まったことに気づけません。毎朝ひと目で確認できる場所を用意します。

注意自動化しても、送信の直前だけは必ず人が見ます。ここを省いた瞬間に、これまで積み上げた安全のしくみが意味を失います。「準備は自動、送信は人」は、自動化したあとも変わりません。

FAQ

よくある質問

入れません。お名前やご住所は「Aさん」のように置き換えたまま使います。あわせて、入力した内容がAIの学習に使われない設定を、導入のいちばん最初に行います。実名を入れるのは、送信の直前にご自身の手で。

AIがつくったものを、お客様にお渡しすることはありません。お渡しするのは会社の承認を受けた資料だけ、という線を引き、AIの出番は社内での準備までに限ります。

詳しい必要はありません。文字でやりとりをした経験があれば十分です。手順は画面の順に進めるだけの形にまとめてあり、最初にしていただくのは、お名刺を写真に撮るという作業です。

スケジュール管理と勤怠のシートです。いま何をどこまで管理されているかで、いちばん良い形が変わります。憶測でおつくりすると使われないものになってしまうため、当日、いまお使いのものを拝見してから設計させてください。残る8つは、この資料のとおりに進められます。